Lập báo cáo kinh doanh định kỳ (ngày, tuần, tháng)

Tìm việc nhanh 24h hân hoan chào đón quý cô chú anh chị ở Thành Phố Hồ Chí Minh cùng đến cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Để giúp bạn tạo báo cáo kinh doanh định kỳ hiệu quả, tôi sẽ cung cấp một cấu trúc chi tiết và các yếu tố quan trọng cần có trong báo cáo ngày, tuần và tháng. Đồng thời, tôi sẽ đưa ra các ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung.

I. Cấu Trúc Chung Của Báo Cáo Kinh Doanh Định Kỳ

Bất kể là báo cáo ngày, tuần hay tháng, chúng đều nên tuân theo một cấu trúc chung để đảm bảo tính nhất quán và dễ theo dõi:

1.

Tiêu Đề:

* Nêu rõ loại báo cáo (Báo cáo ngày/tuần/tháng)
* Thời gian báo cáo (Ví dụ: Ngày 15/05/2024, Tuần 20 từ 13/05 – 19/05/2024, Tháng 05/2024)
* Tên công ty/bộ phận

2.

Tóm Tắt (Executive Summary):

*

Mục đích:

Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh trong kỳ báo cáo.
*

Nội dung:

* Các kết quả chính (doanh thu, lợi nhuận, tăng trưởng, v.v.)
* So sánh với mục tiêu đã đề ra và kỳ trước.
* Các điểm nổi bật (tốt hoặc xấu) và nguyên nhân chính.
* Đề xuất hành động (nếu cần).

3.

Chi Tiết Về Doanh Thu:

*

Tổng doanh thu:

Số liệu cụ thể và so sánh với mục tiêu, kỳ trước.
*

Doanh thu theo sản phẩm/dịch vụ:

Phân tích chi tiết để xác định sản phẩm/dịch vụ nào bán chạy, sản phẩm nào cần cải thiện.
*

Doanh thu theo kênh bán hàng:

(ví dụ: online, offline, đại lý) để đánh giá hiệu quả của từng kênh.
*

Doanh thu theo khu vực địa lý:

(nếu có) để xác định thị trường tiềm năng.

4.

Chi Phí:

*

Tổng chi phí:

Số liệu cụ thể và so sánh với ngân sách, kỳ trước.
*

Chi phí bán hàng:

(ví dụ: chi phí marketing, hoa hồng bán hàng)
*

Chi phí quản lý doanh nghiệp:

(ví dụ: lương nhân viên, chi phí thuê văn phòng)
*

Chi phí sản xuất:

(nếu có)
*

Phân tích biến động chi phí:

Giải thích nguyên nhân tăng/giảm chi phí.

5.

Lợi Nhuận:

*

Lợi nhuận gộp:

(Doanh thu – Giá vốn hàng bán)
*

Lợi nhuận trước thuế:

(Lợi nhuận gộp – Chi phí bán hàng và quản lý)
*

Lợi nhuận sau thuế:

(Lợi nhuận trước thuế – Thuế thu nhập doanh nghiệp)
*

Tỷ suất lợi nhuận:

(ví dụ: tỷ suất lợi nhuận gộp, tỷ suất lợi nhuận ròng)
*

Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận:

(ví dụ: giá cả, chi phí, sản lượng)

6.

Các Chỉ Số Quan Trọng Khác (KPIs):

* Tùy thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp, bạn có thể đưa vào các KPIs quan trọng khác như:
* Số lượng khách hàng mới
* Tỷ lệ giữ chân khách hàng
* Chi phí thu hút khách hàng (CAC)
* Giá trị vòng đời khách hàng (CLTV)
* Tồn kho
* Vòng quay hàng tồn kho
* Công nợ phải thu
* Công nợ phải trả
* …

7.

Phân Tích và Đánh Giá:

*

So sánh kết quả thực tế với mục tiêu:

Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.
*

So sánh với kỳ trước:

Xác định xu hướng tăng trưởng hoặc suy giảm.
*

Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức (SWOT):

*

Xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề:

Sử dụng các công cụ như 5 Whys, Ishikawa (biểu đồ xương cá).

8.

Đề Xuất và Hành Động:

*

Đề xuất các giải pháp cải thiện:

Dựa trên phân tích ở trên, đưa ra các đề xuất cụ thể, khả thi.
*

Kế hoạch hành động:

Xác định các bước cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành.
*

Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hành động:

Đảm bảo các hành động được thực hiện đúng kế hoạch và mang lại kết quả mong muốn.

9.

Phụ Lục (nếu cần):

* Bảng biểu chi tiết
* Hình ảnh, biểu đồ minh họa
* Các tài liệu tham khảo

II. Báo Cáo Kinh Doanh Theo Định Kỳ (Ví Dụ Chi Tiết)

1. Báo Cáo Kinh Doanh Hàng Ngày

*

Mục đích:

Theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh hàng ngày để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
*

Đối tượng:

Chủ cửa hàng, quản lý bộ phận, nhân viên bán hàng.
*

Nội dung:

*

Doanh thu:

* Tổng doanh thu ngày
* Doanh thu theo sản phẩm/dịch vụ bán chạy nhất
* Doanh thu theo ca (nếu có)
*

Số lượng giao dịch:

* Tổng số giao dịch
* Giá trị trung bình mỗi giao dịch
*

Khách hàng:

* Số lượng khách hàng mới
* Số lượng khách hàng quay lại
*

Chi phí:

* Chi phí phát sinh trong ngày (ví dụ: chi phí vận chuyển, chi phí marketing)
*

Tồn kho:

* Số lượng hàng tồn kho cuối ngày (đối với các mặt hàng quan trọng)
*

Các vấn đề phát sinh:

* Phản hồi của khách hàng
* Sự cố kỹ thuật
* Vấn đề về nhân sự
*

Hành động cần thiết:

* Giải quyết các vấn đề phát sinh
* Điều chỉnh kế hoạch bán hàng (nếu cần)

Ví dụ Báo Cáo Kinh Doanh Ngày

“`

BÁO CÁO KINH DOANH NGÀY

Ngày:

15/05/2024

Công ty:

Cửa hàng thời trang ABC

TÓM TẮT

Doanh thu ngày đạt 15.000.000 VNĐ, tăng 10% so với ngày hôm qua. Sản phẩm bán chạy nhất là áo thun cotton.

DOANH THU

* Tổng doanh thu: 15.000.000 VNĐ
* Doanh thu áo thun cotton: 5.000.000 VNĐ
* Doanh thu quần jeans: 4.000.000 VNĐ
* Doanh thu áo sơ mi: 3.000.000 VNĐ
* Doanh thu phụ kiện: 3.000.000 VNĐ

SỐ LƯỢNG GIAO DỊCH

* Tổng số giao dịch: 50
* Giá trị trung bình mỗi giao dịch: 300.000 VNĐ

KHÁCH HÀNG

* Số lượng khách hàng mới: 10
* Số lượng khách hàng quay lại: 20

CHI PHÍ

* Chi phí vận chuyển: 200.000 VNĐ
* Chi phí marketing (quảng cáo trên Facebook): 300.000 VNĐ

TỒN KHO

* Áo thun cotton (size M): 15 chiếc
* Quần jeans (size 30): 10 chiếc

CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH

* Khách hàng phản hồi về việc thiếu size áo thun cotton.

HÀNH ĐỘNG CẦN THIẾT

* Liên hệ nhà cung cấp để nhập thêm áo thun cotton size M.
* Kiểm tra lại chiến dịch quảng cáo trên Facebook.

Người lập báo cáo:

[Tên nhân viên]
“`

2. Báo Cáo Kinh Doanh Hàng Tuần

*

Mục đích:

Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh trong tuần, xác định xu hướng và đưa ra các quyết định điều chỉnh.
*

Đối tượng:

Quản lý cấp trung, trưởng phòng ban.
*

Nội dung:

*

Doanh thu:

* Tổng doanh thu tuần
* So sánh với tuần trước, mục tiêu
* Doanh thu theo sản phẩm/dịch vụ
* Doanh thu theo kênh bán hàng
*

Chi phí:

* Tổng chi phí tuần
* So sánh với tuần trước, ngân sách
* Chi phí bán hàng, chi phí quản lý
*

Lợi nhuận:

* Lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế
* Tỷ suất lợi nhuận
*

KPIs:

* Số lượng khách hàng mới
* Tỷ lệ chuyển đổi
* Giá trị trung bình mỗi đơn hàng
*

Phân tích:

* Phân tích xu hướng doanh thu, chi phí, lợi nhuận
* Đánh giá hiệu quả của các chiến dịch marketing
* Xác định các vấn đề cần giải quyết
*

Đề xuất:

* Đề xuất các giải pháp cải thiện doanh thu, giảm chi phí
* Đề xuất các chiến dịch marketing mới
* Đề xuất các thay đổi trong quy trình làm việc

Ví dụ Báo Cáo Kinh Doanh Tuần

“`

BÁO CÁO KINH DOANH TUẦN

Tuần:

20 (13/05 – 19/05/2024)

Công ty:

Công ty TNHH ABC

TÓM TẮT

Doanh thu tuần đạt 150.000.000 VNĐ, tăng 5% so với tuần trước nhưng thấp hơn 10% so với mục tiêu. Chi phí tăng do tăng chi phí marketing. Lợi nhuận giảm nhẹ.

DOANH THU

* Tổng doanh thu: 150.000.000 VNĐ
* So với tuần trước: Tăng 5%
* So với mục tiêu: Thấp hơn 10%
* Doanh thu theo sản phẩm:
* Sản phẩm A: 50.000.000 VNĐ
* Sản phẩm B: 40.000.000 VNĐ
* Sản phẩm C: 30.000.000 VNĐ
* Sản phẩm D: 30.000.000 VNĐ
* Doanh thu theo kênh bán hàng:
* Online: 80.000.000 VNĐ
* Offline: 70.000.000 VNĐ

CHI PHÍ

* Tổng chi phí: 80.000.000 VNĐ
* So với tuần trước: Tăng 10%
* So với ngân sách: Vượt 5%
* Chi phí bán hàng: 40.000.000 VNĐ (trong đó chi phí marketing là 25.000.000 VNĐ)
* Chi phí quản lý: 40.000.000 VNĐ

LỢI NHUẬN

* Lợi nhuận gộp: 70.000.000 VNĐ
* Lợi nhuận trước thuế: 30.000.000 VNĐ
* Lợi nhuận sau thuế: 24.000.000 VNĐ
* Tỷ suất lợi nhuận gộp: 46.7%

KPIS

* Số lượng khách hàng mới: 50
* Tỷ lệ chuyển đổi (online): 2%
* Giá trị trung bình mỗi đơn hàng: 500.000 VNĐ

PHÂN TÍCH

* Doanh thu tăng so với tuần trước nhờ chương trình khuyến mãi.
* Chi phí tăng do tăng chi phí quảng cáo trên Facebook.
* Tỷ lệ chuyển đổi online còn thấp, cần cải thiện.

ĐỀ XUẤT

* Tiếp tục duy trì chương trình khuyến mãi.
* Tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo trên Facebook để tăng tỷ lệ chuyển đổi.
* Nghiên cứu các kênh marketing mới.

Người lập báo cáo:

[Tên người lập]

Ngày lập:

20/05/2024
“`

3. Báo Cáo Kinh Doanh Hàng Tháng

*

Mục đích:

Đánh giá tổng quan tình hình kinh doanh trong tháng, so sánh với mục tiêu, kỳ trước, và xác định các vấn đề chiến lược.
*

Đối tượng:

Ban giám đốc, các nhà đầu tư.
*

Nội dung:

*

Tóm tắt:

* Kết quả kinh doanh chính
* So sánh với mục tiêu, kỳ trước
* Các điểm nổi bật
*

Doanh thu:

* Tổng doanh thu tháng
* Doanh thu theo sản phẩm/dịch vụ
* Doanh thu theo kênh bán hàng
* Doanh thu theo khu vực địa lý (nếu có)
*

Chi phí:

* Tổng chi phí tháng
* Chi phí bán hàng
* Chi phí quản lý
* Chi phí sản xuất (nếu có)
*

Lợi nhuận:

* Lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế
* Tỷ suất lợi nhuận
*

Các chỉ số tài chính:

* ROA (Return on Assets)
* ROE (Return on Equity)
* Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu
*

Các KPIs quan trọng:

* Tùy thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp
*

Phân tích:

* Phân tích SWOT
* Phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề
*

Đề xuất:

* Đề xuất các chiến lược kinh doanh
* Đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động
* Kế hoạch hành động

Ví dụ Báo Cáo Kinh Doanh Tháng

“`

BÁO CÁO KINH DOANH THÁNG

Tháng:

05/2024

Công ty:

Công ty cổ phần XYZ

TÓM TẮT

Doanh thu tháng đạt 500.000.000 VNĐ, hoàn thành 90% mục tiêu. Lợi nhuận giảm so với tháng trước do tăng chi phí marketing.

DOANH THU

* Tổng doanh thu: 500.000.000 VNĐ
* So với tháng trước: Tăng 10%
* So với mục tiêu: Đạt 90%
* Doanh thu theo sản phẩm:
* Sản phẩm A: 200.000.000 VNĐ
* Sản phẩm B: 150.000.000 VNĐ
* Sản phẩm C: 100.000.000 VNĐ
* Sản phẩm D: 50.000.000 VNĐ
* Doanh thu theo kênh bán hàng:
* Online: 300.000.000 VNĐ
* Offline: 200.000.000 VNĐ
* Doanh thu theo khu vực:
* Hà Nội: 250.000.000 VNĐ
* TP.HCM: 150.000.000 VNĐ
* Đà Nẵng: 100.000.000 VNĐ

CHI PHÍ

* Tổng chi phí: 300.000.000 VNĐ
* So với tháng trước: Tăng 15%
* Chi phí bán hàng: 150.000.000 VNĐ (trong đó chi phí marketing là 80.000.000 VNĐ)
* Chi phí quản lý: 100.000.000 VNĐ
* Chi phí sản xuất: 50.000.000 VNĐ

LỢI NHUẬN

* Lợi nhuận gộp: 200.000.000 VNĐ
* Lợi nhuận trước thuế: 100.000.000 VNĐ
* Lợi nhuận sau thuế: 80.000.000 VNĐ
* Tỷ suất lợi nhuận gộp: 40%
* Tỷ suất lợi nhuận ròng: 16%

CÁC CHỈ SỐ TÀI CHÍNH

* ROA: 5%
* ROE: 10%
* Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu: 0.5

KPIS

* Số lượng khách hàng mới: 200
* Tỷ lệ giữ chân khách hàng: 80%
* Chi phí thu hút khách hàng (CAC): 400.000 VNĐ
* Giá trị vòng đời khách hàng (CLTV): 2.000.000 VNĐ

PHÂN TÍCH SWOT

*

Điểm mạnh:

Thương hiệu mạnh, sản phẩm chất lượng.
*

Điểm yếu:

Chi phí marketing cao, tỷ lệ chuyển đổi online chưa cao.
*

Cơ hội:

Thị trường tiềm năng, xu hướng tiêu dùng tăng.
*

Thách thức:

Cạnh tranh gay gắt, biến động kinh tế.

ĐỀ XUẤT

* Tối ưu hóa chi phí marketing, tập trung vào các kênh hiệu quả.
* Cải thiện trải nghiệm khách hàng online để tăng tỷ lệ chuyển đổi.
* Nghiên cứu thị trường để phát triển sản phẩm mới.
* Đa dạng hóa kênh bán hàng.

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

* [Liệt kê các hành động cụ thể, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành]

Người lập báo cáo:

[Tên người lập]

Ngày lập:

01/06/2024
“`

III. Lưu Ý Quan Trọng

*

Tính chính xác và kịp thời:

Đảm bảo số liệu chính xác và báo cáo được lập đúng thời hạn.
*

Tính nhất quán:

Sử dụng cùng một định dạng và phương pháp tính toán cho tất cả các báo cáo.
*

Tính trực quan:

Sử dụng biểu đồ, đồ thị để minh họa dữ liệu.
*

Tính hành động:

Đưa ra các đề xuất và kế hoạch hành động cụ thể, khả thi.
*

Phân tích sâu sắc:

Không chỉ dừng lại ở việc báo cáo số liệu mà cần phân tích nguyên nhân, xu hướng và đưa ra các nhận định có giá trị.
*

Sử dụng công cụ hỗ trợ:

Sử dụng các phần mềm quản lý, phần mềm báo cáo để tự động hóa quy trình lập báo cáo.

IV. Các Công Cụ Hỗ Trợ Lập Báo Cáo

*

Excel:

Phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
*

Google Sheets:

Tương tự Excel, nhưng có thể cộng tác trực tuyến.
*

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning):

Ví dụ: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics. Phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, có nhiều bộ phận.
*

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management):

Ví dụ: Salesforce, HubSpot. Giúp quản lý thông tin khách hàng và tạo báo cáo về doanh thu, marketing.
*

Phần mềm BI (Business Intelligence):

Ví dụ: Tableau, Power BI. Giúp trực quan hóa dữ liệu và tạo báo cáo chuyên sâu.

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể tạo ra các báo cáo kinh doanh định kỳ hiệu quả, giúp bạn đưa ra các quyết định sáng suốt và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé!

Nguồn: Việc làm bán hàng

Viết một bình luận