## Kiểm soát hàng tồn kho định kỳ: Mô tả chi tiết
Kiểm soát hàng tồn kho định kỳ (Periodic Inventory System) là một phương pháp theo dõi số lượng hàng tồn kho bằng cách
đếm thực tế
hàng tồn kho vào những khoảng thời gian cố định, thường là vào cuối tháng, quý hoặc năm. Không giống như hệ thống hàng tồn kho liên tục (perpetual inventory system) theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, hệ thống định kỳ chỉ cập nhật số liệu khi có kiểm kê vật lý.
Mô tả chi tiết về hệ thống kiểm soát hàng tồn kho định kỳ:
1. Quy trình hoạt động:
*
Thời điểm kiểm kê:
Hàng tồn kho được kiểm kê vật lý (đếm, cân, đo lường) vào những khoảng thời gian cố định đã định trước (ví dụ: cuối tháng, cuối quý).
*
Kiểm kê vật lý:
Tất cả các mặt hàng tồn kho trong kho, bao gồm cả hàng hóa đang vận chuyển (nếu điều khoản vận chuyển quy định), phải được kiểm đếm cẩn thận và ghi chép lại.
*
Xác định giá vốn hàng bán (COGS):
COGS được tính toán vào cuối kỳ dựa trên công thức:
*
COGS = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Mua hàng trong kỳ – Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
*
Cập nhật sổ sách:
Số liệu hàng tồn kho và COGS được cập nhật vào sổ sách kế toán sau khi kiểm kê vật lý.
2. Các bước thực hiện kiểm kê vật lý:
*
Lập kế hoạch:
Xác định phạm vi kiểm kê (tất cả hay chỉ một số mặt hàng), thời gian thực hiện, nhân sự tham gia và phương pháp kiểm kê.
*
Chuẩn bị:
* Đảm bảo kho sạch sẽ và ngăn nắp để việc kiểm đếm dễ dàng.
* Chuẩn bị các biểu mẫu kiểm kê (thường là bảng tính hoặc phần mềm chuyên dụng).
* Tập huấn cho nhân viên về quy trình kiểm kê.
*
Thực hiện kiểm kê:
* Đếm số lượng từng mặt hàng một cách cẩn thận.
* Đối chiếu số lượng đã đếm với số liệu trên nhãn mác, bao bì.
* Ghi chép số lượng đã đếm vào biểu mẫu kiểm kê.
* Đánh dấu những mặt hàng đã được kiểm kê để tránh bỏ sót hoặc đếm trùng.
*
Đối chiếu và điều chỉnh:
* So sánh số lượng đã kiểm kê với số liệu trong sổ sách kế toán.
* Tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh các chênh lệch. Các nguyên nhân có thể bao gồm:
* Sai sót trong quá trình ghi chép bán hàng hoặc mua hàng.
* Hàng bị mất cắp, hư hỏng hoặc lỗi thời.
* Sai sót trong quá trình kiểm kê.
* Thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết.
*
Báo cáo:
Lập báo cáo về kết quả kiểm kê, bao gồm:
* Số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.
* Các chênh lệch và nguyên nhân.
* Các biện pháp khắc phục.
3. Ưu điểm của hệ thống kiểm soát hàng tồn kho định kỳ:
*
Đơn giản:
Dễ thực hiện và quản lý hơn so với hệ thống hàng tồn kho liên tục.
*
Chi phí thấp:
Ít tốn kém hơn vì không yêu cầu phần mềm phức tạp hoặc nhân viên được đào tạo chuyên sâu.
*
Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ:
Thích hợp cho các doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho ít, giá trị thấp hoặc chi phí theo dõi liên tục quá cao so với lợi ích.
4. Nhược điểm của hệ thống kiểm soát hàng tồn kho định kỳ:
*
Thiếu thông tin cập nhật:
Không cung cấp thông tin chính xác về số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực.
*
Khó kiểm soát:
Khó kiểm soát hàng tồn kho do thiếu thông tin thường xuyên, dẫn đến khả năng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
*
Sai sót trong tính toán COGS:
COGS chỉ được tính toán vào cuối kỳ, do đó có thể không phản ánh chính xác chi phí hàng hóa đã bán.
*
Khó phát hiện sai phạm:
Khó phát hiện sai sót, thất thoát hoặc trộm cắp hàng tồn kho.
*
Gây gián đoạn:
Việc kiểm kê vật lý có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
5. Ví dụ:
Một cửa hàng bán lẻ nhỏ sử dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho định kỳ. Vào cuối mỗi tháng, nhân viên cửa hàng sẽ đếm tất cả các mặt hàng còn lại trên kệ và trong kho. Sau đó, họ sử dụng số liệu này cùng với số liệu về hàng tồn kho đầu tháng và mua hàng trong tháng để tính toán giá vốn hàng bán cho tháng đó.
6. Khi nào nên sử dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho định kỳ:
Hệ thống này phù hợp khi:
* Doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
* Số lượng hàng tồn kho không nhiều.
* Giá trị hàng tồn kho thấp.
* Chi phí để duy trì hệ thống hàng tồn kho liên tục quá cao.
* Không cần thông tin về hàng tồn kho theo thời gian thực.
7. So sánh với hệ thống kiểm soát hàng tồn kho liên tục:
| Tính năng | Kiểm soát hàng tồn kho định kỳ | Kiểm soát hàng tồn kho liên tục |
| ———————– | ——————————— | ——————————— |
| Tần suất cập nhật | Định kỳ (ví dụ: hàng tháng) | Liên tục, theo thời gian thực |
| Phương pháp cập nhật | Kiểm kê vật lý | Tự động, thông qua phần mềm |
| Chi phí | Thấp | Cao |
| Độ chính xác | Thấp hơn | Cao hơn |
| Tính kịp thời | Thấp | Cao |
| Phù hợp với | Doanh nghiệp nhỏ | Doanh nghiệp lớn và phức tạp |
Kết luận:
Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho định kỳ là một lựa chọn đơn giản và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, nó có những hạn chế về độ chính xác và tính kịp thời của thông tin. Các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng ưu và nhược điểm của hệ thống này trước khi quyết định sử dụng. Nếu cần thông tin hàng tồn kho chính xác và theo thời gian thực, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho liên tục có thể là lựa chọn tốt hơn.
Nguồn: Viec lam ban hang