Mở quán cà phê lần đầu là một hành trình đầy hứng khởi nhưng cũng không ít chông gai. Dưới đây là những kinh nghiệm xương máu mà mình đã rút ra, mong rằng sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có và có một khởi đầu suôn sẻ hơn:
I. Giai đoạn chuẩn bị – Nền móng vững chắc
1.
Nghiên cứu thị trường và đối tượng khách hàng:
*
Đừng mở quán chỉ vì đam mê:
Hãy nhìn vào thực tế, khu vực bạn muốn mở quán đã có bao nhiêu quán cà phê rồi? Họ mạnh yếu ở điểm nào? Khách hàng mục tiêu của họ là ai?
*
Xác định khách hàng mục tiêu:
Sinh viên, dân văn phòng, người lớn tuổi, hay khách du lịch? Mỗi đối tượng sẽ có gu thưởng thức, thói quen và khả năng chi trả khác nhau.
*
Khảo sát kỹ lưỡng:
Dành thời gian đi dạo quanh khu vực, quan sát các quán cà phê khác, trò chuyện với người dân địa phương, thu thập thông tin về giá cả, menu, phong cách phục vụ, và những gì họ thích/không thích.
*
Phân tích SWOT:
(Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, cũng như cơ hội và thách thức từ thị trường để đưa ra quyết định sáng suốt.
*
Ví dụ:
Mình đã từng bỏ qua bước này và mở quán ở một khu vực có quá nhiều quán cà phê tương tự, kết quả là cạnh tranh rất khốc liệt và khó thu hút khách hàng.
2.
Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết:
*
Kế hoạch là kim chỉ nam:
Một bản kế hoạch kinh doanh chi tiết sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng về mô hình kinh doanh, chi phí, doanh thu, và lợi nhuận tiềm năng.
*
Các yếu tố cần có:
*
Mô tả doanh nghiệp:
Tên quán, địa chỉ, loại hình kinh doanh, tầm nhìn, sứ mệnh.
*
Phân tích thị trường:
Đối thủ cạnh tranh, khách hàng mục tiêu, xu hướng thị trường.
*
Sản phẩm và dịch vụ:
Menu đồ uống, đồ ăn, các dịch vụ đi kèm (wifi, nhạc sống, chỗ làm việc…).
*
Chiến lược marketing:
Kế hoạch quảng bá, khuyến mãi, xây dựng thương hiệu.
*
Kế hoạch tài chính:
Dự toán chi phí (mặt bằng, sửa chữa, thiết bị, nguyên vật liệu, nhân viên…), dự kiến doanh thu, phân tích điểm hòa vốn, kế hoạch huy động vốn.
*
Linh hoạt điều chỉnh:
Kế hoạch kinh doanh không phải là bất biến, hãy sẵn sàng điều chỉnh nó khi cần thiết để phù hợp với tình hình thực tế.
*
Ví dụ:
Mình đã từng underestimate chi phí sửa chữa mặt bằng, dẫn đến việc thiếu hụt vốn và phải vay mượn thêm.
3.
Tìm kiếm mặt bằng phù hợp:
*
“Nhất vị, nhì hướng”:
Vị trí là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quán cà phê.
*
Các yếu tố cần cân nhắc:
*
Lưu lượng giao thông:
Lượng người qua lại, dễ dàng tiếp cận, có chỗ đậu xe.
*
Mật độ dân cư:
Số lượng người sinh sống và làm việc trong khu vực.
*
Đối thủ cạnh tranh:
Khoảng cách đến các quán cà phê khác, mức độ cạnh tranh.
*
Chi phí thuê:
Giá thuê phù hợp với ngân sách, các điều khoản hợp đồng rõ ràng.
*
Tiềm năng phát triển:
Khả năng mở rộng, thay đổi mô hình kinh doanh trong tương lai.
*
Thương lượng giá thuê:
Đừng ngại thương lượng giá thuê, đặc biệt nếu bạn là người thuê mới.
*
Kiểm tra kỹ hợp đồng:
Đọc kỹ tất cả các điều khoản trong hợp đồng trước khi ký, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến thời hạn thuê, quyền và nghĩa vụ của các bên, và các điều khoản phạt.
*
Ví dụ:
Mình đã từng chọn một mặt bằng giá rẻ nhưng lại nằm trong hẻm sâu, rất khó để khách hàng tìm thấy quán.
4.
Xây dựng menu độc đáo và hấp dẫn:
*
Chất lượng là yếu tố sống còn:
Đồ uống và đồ ăn phải ngon, được làm từ nguyên liệu tươi ngon, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
*
Sáng tạo và khác biệt:
Tạo ra những món đồ uống và đồ ăn độc đáo, không trùng lặp với các quán cà phê khác.
*
Cân bằng giữa truyền thống và hiện đại:
Kết hợp những món đồ uống quen thuộc với những món mới lạ, hấp dẫn.
*
Giá cả hợp lý:
Đặt giá cả phù hợp với chất lượng sản phẩm và khả năng chi trả của khách hàng mục tiêu.
*
Thử nghiệm và điều chỉnh:
Thường xuyên thử nghiệm các công thức mới, thu thập phản hồi từ khách hàng và điều chỉnh menu cho phù hợp.
*
Ví dụ:
Thay vì chỉ bán cà phê đen đá và sữa đá thông thường, mình đã thử nghiệm các loại cà phê cold brew, cà phê nitro, và nhận được phản hồi rất tích cực từ khách hàng.
5.
Thiết kế không gian quán ấn tượng:
*
Tạo ra trải nghiệm:
Không gian quán là nơi khách hàng trải nghiệm sản phẩm và dịch vụ của bạn.
*
Phong cách nhất quán:
Lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp với thương hiệu và đối tượng khách hàng mục tiêu.
*
Tối ưu hóa không gian:
Sử dụng không gian một cách hiệu quả, tạo ra sự thoải mái và tiện nghi cho khách hàng.
*
Ánh sáng và âm thanh:
Chú ý đến ánh sáng và âm thanh, tạo ra bầu không khí thư giãn và dễ chịu.
*
Đầu tư vào nội thất chất lượng:
Chọn nội thất bền đẹp, phù hợp với phong cách thiết kế và mang lại sự thoải mái cho khách hàng.
*
Ví dụ:
Mình đã bỏ qua việc thiết kế ánh sáng và sử dụng ánh sáng trắng quá nhiều, khiến cho không gian quán trở nên lạnh lẽo và thiếu ấm cúng.
II. Giai đoạn vận hành – Chèo lái con thuyền
1.
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên:
*
Chọn người phù hợp:
Tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm, nhiệt tình, trung thực và có tinh thần trách nhiệm.
*
Đào tạo bài bản:
Đào tạo nhân viên về kiến thức sản phẩm, kỹ năng pha chế, kỹ năng phục vụ khách hàng, và các quy trình làm việc.
*
Xây dựng văn hóa làm việc tích cực:
Tạo ra môi trường làm việc thân thiện, cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác.
*
Đãi ngộ xứng đáng:
Trả lương và thưởng xứng đáng cho nhân viên, tạo động lực làm việc.
*
Ví dụ:
Mình đã từng tuyển một nhân viên không có kinh nghiệm nhưng rất nhiệt tình và ham học hỏi, sau khi được đào tạo bài bản, bạn ấy đã trở thành một barista xuất sắc.
2.
Quản lý kho và nguyên vật liệu:
*
Kiểm soát chặt chẽ:
Quản lý kho và nguyên vật liệu một cách chặt chẽ để tránh thất thoát, lãng phí.
*
Đặt hàng thông minh:
Đặt hàng với số lượng vừa đủ, tránh tồn kho quá nhiều.
*
Kiểm tra chất lượng:
Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi sử dụng.
*
Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp:
Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp để có được giá cả tốt và chất lượng ổn định.
*
Ví dụ:
Mình đã từng bị thất thoát nguyên vật liệu do không quản lý kho chặt chẽ, dẫn đến việc giảm lợi nhuận.
3.
Marketing và quảng bá:
*
Xây dựng thương hiệu:
Xây dựng thương hiệu mạnh mẽ, tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
*
Sử dụng mạng xã hội:
Sử dụng mạng xã hội để quảng bá quán cà phê, tương tác với khách hàng và tạo cộng đồng.
*
Tổ chức sự kiện:
Tổ chức các sự kiện đặc biệt để thu hút khách hàng và tạo sự chú ý.
*
Hợp tác với các đối tác:
Hợp tác với các doanh nghiệp khác để mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng.
*
Chương trình khách hàng thân thiết:
Tạo chương trình khách hàng thân thiết để giữ chân khách hàng và khuyến khích họ quay lại.
*
Ví dụ:
Mình đã sử dụng Instagram để đăng tải những hình ảnh đẹp về đồ uống và không gian quán, thu hút được rất nhiều khách hàng tiềm năng.
4.
Quản lý tài chính:
*
Theo dõi sát sao:
Theo dõi sát sao thu chi hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
*
Lập báo cáo tài chính:
Lập báo cáo tài chính định kỳ để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
*
Kiểm soát chi phí:
Kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ, tránh lãng phí.
*
Lập kế hoạch tài chính:
Lập kế hoạch tài chính cho tương lai để đảm bảo sự ổn định và phát triển của quán cà phê.
*
Ví dụ:
Mình đã từng không theo dõi chi tiêu chặt chẽ, dẫn đến việc không biết tiền đi đâu và khó kiểm soát dòng tiền.
5.
Chăm sóc khách hàng:
*
Tận tâm và chu đáo:
Phục vụ khách hàng một cách tận tâm và chu đáo.
*
Lắng nghe phản hồi:
Lắng nghe phản hồi từ khách hàng và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
*
Giải quyết khiếu nại:
Giải quyết khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
*
Tạo mối quan hệ:
Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng để họ cảm thấy được trân trọng và quay lại quán thường xuyên.
*
Ví dụ:
Mình đã tạo một hòm thư góp ý để khách hàng có thể thoải mái chia sẻ ý kiến và mình đã sử dụng những ý kiến đó để cải thiện quán.
III. Những bài học xương máu khác:
*
Đừng ngại xin lời khuyên:
Hãy tìm đến những người có kinh nghiệm trong ngành cà phê để xin lời khuyên và học hỏi.
*
Luôn học hỏi và cập nhật:
Thị trường cà phê luôn thay đổi, hãy luôn học hỏi và cập nhật những xu hướng mới.
*
Kiên trì và đam mê:
Mở quán cà phê là một hành trình dài và đầy thử thách, hãy kiên trì và đam mê với công việc của mình.
*
Chuẩn bị tinh thần đối mặt với khó khăn:
Sẽ có những lúc quán vắng khách, nhân viên nghỉ việc, hoặc gặp phải những vấn đề bất ngờ khác. Hãy chuẩn bị tinh thần để đối mặt và giải quyết những khó khăn này.
*
Biết khi nào nên dừng lại:
Nếu bạn đã cố gắng hết sức mà quán vẫn không có lãi, hãy cân nhắc đến việc dừng lại để tránh thua lỗ thêm.
Lời khuyên cuối cùng:
Hãy coi quán cà phê của bạn như đứa con tinh thần, dành thời gian và tâm huyết để chăm sóc và nuôi dưỡng nó. Chúc bạn thành công trên con đường khởi nghiệp!
Nguồn: Việc làm TPHCM