Tìm việc nhanh 24h hân hoan chào đón quý cô chú anh chị ở Thành Phố Hồ Chí Minh cùng đến cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Chúng ta sẽ cùng nhau xây dựng quy trình lập ngân sách chi tiết và theo dõi thực hiện. Để quá trình này hiệu quả, tôi sẽ chia thành các bước rõ ràng, kèm theo ví dụ và công cụ hỗ trợ.
I. LẬP NGÂN SÁCH CHI TIẾT
Bước 1: Xác Định Mục Tiêu
*
Mục tiêu chung:
Xác định rõ ràng mục tiêu lớn nhất mà bạn muốn đạt được. Ví dụ:
* Tăng doanh thu 20% trong năm tới.
* Giảm chi phí hoạt động 15% trong quý tới.
* Ra mắt sản phẩm mới thành công.
*
Mục tiêu cụ thể:
Chia nhỏ mục tiêu chung thành các mục tiêu nhỏ hơn, đo lường được, có thể đạt được, liên quan và có thời hạn (SMART). Ví dụ:
* Tăng doanh số bán hàng sản phẩm A lên 10% trong tháng tới.
* Giảm chi phí marketing trực tuyến 5% trong quý này.
* Hoàn thành giai đoạn 1 của dự án sản phẩm mới vào cuối tháng.
Bước 2: Thu Thập Thông Tin
*
Dữ liệu lịch sử:
Xem lại các báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng, báo cáo chi phí của các kỳ trước để nắm bắt xu hướng và dự đoán.
*
Nghiên cứu thị trường:
Tìm hiểu về tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng để đưa ra dự báo chính xác hơn.
*
Thông tin nội bộ:
Trao đổi với các phòng ban liên quan (bán hàng, marketing, sản xuất,…) để thu thập thông tin về kế hoạch, dự án, chi phí dự kiến.
Bước 3: Xây Dựng Các Hạng Mục Ngân Sách
*
Ngân sách doanh thu:
Dự báo doanh thu từ các nguồn khác nhau (bán hàng, dịch vụ,…) dựa trên dữ liệu lịch sử, nghiên cứu thị trường và kế hoạch bán hàng.
*
Ngân sách chi phí:
Chia chi phí thành các loại khác nhau:
*
Chi phí cố định:
Chi phí không thay đổi theo mức độ hoạt động (tiền thuê nhà, lương nhân viên văn phòng,…).
*
Chi phí biến đổi:
Chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động (nguyên vật liệu, hoa hồng bán hàng,…).
*
Chi phí hoạt động:
Chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày (marketing, vận chuyển,…).
*
Chi phí vốn:
Chi phí đầu tư vào tài sản cố định (máy móc, thiết bị,…).
Ví dụ về Bảng Ngân Sách Chi Phí (Đơn vị: VNĐ)
| Hạng Mục Chi Phí | Dự kiến Tháng 1 | Dự kiến Tháng 2 | Dự kiến Tháng 3 | Ghi Chú |
| :——————- | :————– | :————– | :————– | :———————————————————————————————————————————————————————————————————————————– |
| Tiền thuê văn phòng | 15,000,000 | 15,000,000 | 15,000,000 | Giá thuê cố định theo hợp đồng |
| Lương nhân viên | 50,000,000 | 50,000,000 | 50,000,000 | Bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp |
| Chi phí marketing | 20,000,000 | 25,000,000 | 15,000,000 | Tháng 2 có chương trình khuyến mãi lớn hơn |
| Chi phí nguyên vật liệu | 30,000,000 | 35,000,000 | 28,000,000 | Thay đổi theo sản lượng sản xuất |
| Chi phí vận chuyển | 10,000,000 | 12,000,000 | 9,000,000 | Tăng giảm theo số lượng đơn hàng |
|
Tổng Chi Phí
|
125,000,000
|
137,000,000
|
117,000,000
| |
Bước 4: Lập Bảng Tổng Hợp Ngân Sách
* Kết hợp ngân sách doanh thu và ngân sách chi phí để tạo ra bảng tổng hợp ngân sách.
* Bảng này sẽ cho thấy lợi nhuận dự kiến, dòng tiền và các chỉ số tài chính quan trọng khác.
Ví dụ về Bảng Tổng Hợp Ngân Sách (Đơn vị: VNĐ)
| Khoản Mục | Dự kiến Tháng 1 | Dự kiến Tháng 2 | Dự kiến Tháng 3 |
| :—————– | :————– | :————– | :————– |
| Doanh thu | 180,000,000 | 200,000,000 | 170,000,000 |
| Tổng chi phí | 125,000,000 | 137,000,000 | 117,000,000 |
|
Lợi nhuận
|
55,000,000
|
63,000,000
|
53,000,000
|
Bước 5: Duyệt và Phê Duyệt Ngân Sách
* Trình bày ngân sách cho các cấp quản lý liên quan để xem xét và phê duyệt.
* Sẵn sàng điều chỉnh ngân sách dựa trên phản hồi và góp ý.
II. THEO DÕI THỰC HIỆN NGÂN SÁCH
Bước 1: Thiết Lập Hệ Thống Theo Dõi
*
Chọn công cụ:
Sử dụng phần mềm kế toán, bảng tính Excel hoặc các công cụ quản lý ngân sách chuyên dụng.
*
Thiết lập báo cáo:
Tạo các báo cáo để so sánh ngân sách với kết quả thực tế.
Bước 2: Theo Dõi Thường Xuyên
*
Cập nhật dữ liệu:
Ghi chép doanh thu và chi phí thực tế một cách chính xác và kịp thời.
*
So sánh:
So sánh số liệu thực tế với ngân sách đã lập để xác định các biến động.
Bước 3: Phân Tích Biến Động
*
Xác định nguyên nhân:
Tìm hiểu lý do tại sao có sự khác biệt giữa ngân sách và thực tế.
*
Đánh giá tác động:
Đánh giá tác động của các biến động đến lợi nhuận và dòng tiền.
Ví dụ về Phân Tích Biến Động
| Khoản Mục | Ngân Sách | Thực Tế | Biến Động | Nguyên Nhân | Giải Pháp |
| :—————– | :——— | :——– | :——– | :——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- | :———————————————————————————————————————————————————– |
| Doanh thu | 180,000,000 | 190,000,000 | 10,000,000 | Doanh số sản phẩm A tăng đột biến nhờ chiến dịch marketing hiệu quả | Tiếp tục duy trì và tối ưu hóa chiến dịch marketing |
| Chi phí marketing | 20,000,000 | 25,000,000 | 5,000,000 | Chi phí quảng cáo trực tuyến tăng do giá thầu tăng và cần tăng cường để đạt mục tiêu doanh thu | Đánh giá hiệu quả của từng kênh quảng cáo, tối ưu hóa ngân sách, tìm kiếm các kênh quảng cáo hiệu quả hơn |
| Chi phí nguyên vật liệu | 30,000,000 | 35,000,000 | 5,000,000 | Giá nguyên vật liệu tăng do biến động thị trường | Tìm kiếm nhà cung cấp mới với giá tốt hơn, đàm phán giá với nhà cung cấp hiện tại, tìm kiếm nguyên vật liệu thay thế |
Bước 4: Điều Chỉnh Ngân Sách (Nếu Cần)
* Nếu biến động lớn và có tác động đáng kể, hãy xem xét điều chỉnh ngân sách để phản ánh tình hình thực tế.
* Đảm bảo rằng mọi điều chỉnh đều được phê duyệt bởi các cấp quản lý liên quan.
Bước 5: Báo Cáo và Đánh Giá
* Lập báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện ngân sách.
* Đánh giá hiệu quả của việc lập ngân sách và theo dõi thực hiện.
* Rút ra bài học kinh nghiệm để cải thiện quy trình trong tương lai.
III. CÔNG CỤ HỖ TRỢ
*
Phần mềm kế toán:
MISA, Fast Accounting, Bravo,…
*
Bảng tính Excel:
Sử dụng các hàm và công thức để tạo bảng ngân sách và theo dõi.
*
Phần mềm quản lý ngân sách chuyên dụng:
Mint, YNAB (You Need a Budget),…
IV. LƯU Ý QUAN TRỌNG
*
Linh hoạt:
Ngân sách không phải là bất biến. Hãy sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết.
*
Chính xác:
Đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác để có ngân sách và phân tích đáng tin cậy.
*
Tham gia:
Khuyến khích sự tham gia của các phòng ban liên quan để có ngân sách toàn diện và thực tế.
*
Đánh giá định kỳ:
Thường xuyên đánh giá quy trình lập ngân sách và theo dõi để cải thiện hiệu quả.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn xây dựng quy trình lập ngân sách và theo dõi thực hiện hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé!
Nguồn: Viec lam Thu Duc